Gmail se etablirao kao jedna od najkorištenijih i najcjenjenijih usluga e-pošte globalno., zahvaljujući jednostavnosti korištenja, kompatibilnosti s uređajima i računarima, te besprijekornoj integraciji s Googleovim i Android ekosistemom. Međutim, iako je lako započeti s njim, mnogi korisnici nisu svjesni ili ne koriste u potpunosti napredne alate za organizaciju koje nudi, posebno kada je u pitanju Efikasno upravljanje e-poštom pomoću fascikli ili oznaka. Jedno od najčešćih pitanja koje korisnici postavljaju je da li je zapravo moguće kreirati mape u Gmailu za organiziranje e-pošte kao što je to slučaj s drugim tradicionalnim servisima.
Kroz ovaj članak ćete otkriti Kako kreirati, upravljati, prilagođavati i automatizirati mape (oznake) u Gmailu. Pomoći ćemo vam da shvatite razliku između mapa i oznaka, kako da ih maksimalno iskoristite s bilo kojeg uređaja i kako da automatizirate proces kako više nikada ne biste gubili vrijeme tražeći važnu e-poštu.
Da li je moguće kreirati mape u Gmailu? Razlika između mapa i oznaka
Često se postavlja pitanje: Možete li kreirati mape u Gmailu baš kao i u drugim uslugama e-pošte? Zvanični odgovor kompanije Google je da Gmail ne koristi konvencionalne mape, već oznake. Iako je koncept drugačiji, rezultat je praktično isti i mnogo moćniji. Oznake u Gmailu su razvijenija verzija foldera. Na istu e-poštu možete primijeniti više oznaka., dok tradicionalne mape dozvoljavaju pohranjivanje samo jedne poruke u mapi istovremeno.
Čemu služe Gmail oznake? Oni vam omogućavaju da:
- Sortirajte svoje e-poruke u različitim kategorijama (lično, posao, fakture, projekti itd.).
- Primjena više oznaka na jednu porukuIsta email adresa može istovremeno pripadati i "projektima" i "fakturama".
- Jednostavno pretražite i pronađite e-poruke klikom na bilo koju oznaku na bočnoj ploči.
- Ugniježđivanje oznaka za kreiranje podmapa i organizacijske hijerarhije.
Dakle, iako se termin "mapa" formalno ne koristi u Gmailu, Možete sortirati i upravljati svojim e-porukama kao da su tradicionalne mape, ali s većom fleksibilnošću i efikasnošću..
Kako kreirati mapu (oznaku) u Gmailu iz preglednika
Jedan od najpraktičnijih i vizuelnih načina za organizaciju e-pošte je Kreiranje i upravljanje folderima u Gmailu pomoću računara. Slijedite ove detaljne korake da biste to učinili:
- Pristup Gmail iz vašeg preglednika i prijavite se na račun na kojem želite kreirati novu mapu.
- U lijevoj bočnoj traci pomaknite se prema dolje dok ne pronađete odjeljak Oznake.
- Kliknite na ikonu + (ili „Kreiraj novu oznaku“), obično se nalazi pored naslova „Oznake“.
- U prozoru koji se pojavi unesite željeni naziv za novu oznaku (na primjer, "Fakture", "Posao", "Porodica" itd.).
- Neobavezno: Ako želite kreirati podmapu (ugniježđenu oznaku), odaberite "Ugniježdi oznaku unutar" i odaberite nadređenu oznaku pod kojom želite kreirati podmapu.
- Kliknite na stvoriti i vidjet ćete svoju novu oznaku na bočnoj listi.
Napredne prednosti: možete imati do 10.000 oznaka po računu i, ako je potrebno, odredite prioritete svoje organizacije ugniježđivanjem oznaka unutar drugih, simulirajući podmape baš kao što biste to učinili u tradicionalnom sistemu datoteka.
Kako kreirati mapu u Gmailu iz Android aplikacije
Korištenje Gmaila na mobilnom telefonu postaje sve češće. Iako Android i iOS aplikacija ima neke razlike u odnosu na desktop verziju, Možete kreirati i upravljati oznakama iz aplikacije da biste savršeno organizirali pristiglu poštu gdje god se nalazili:
- Otvorite aplikaciju Gmail na vašem mobitelu.
- Kliknite na ikonu tri vodoravne trake (meni za hamburgere) u gornjem lijevom uglu.
- Spustite se do dijela Oznake i kliknite na napravi novi.
- Unesite željeni naziv za novu mapu ili oznaku i potvrdite njeno kreiranje.
Napomena: Na nekim uređajima, opcija može biti označena kao Kreiraj novi dokument zbog automatskih prijevoda ili verzija aplikacije koje nisu u potpunosti ažurirane. U oba slučaja, postupak je vrlo sličan: potražite novu opciju oznake i dodijelite joj željeno ime.
Možete kreirati onoliko fascikli (oznaka) koliko vam je potrebno, bez praktičnih ograničenja u vašoj dnevnoj organizaciji.
Kako dodati e-poruke u mapu (oznaku) u Gmailu
Nakon što kreirate svoje etikete, sljedeći korak je Premještanje ili dodjeljivanje e-poruka u Gmail mape (oznake). To se može uraditi na nekoliko načina, kako na računaru tako i na mobilnom uređaju:
- Sa računara: Označite jednu ili više e-poruka u pristigloj pošti, kliknite na ikonu "premjesti u" o "oznaka", odaberite željenu mapu ili oznaku i ona će se automatski primijeniti.
- sa telefona: Otvorite e-poruku, dodirnite tri tačke u gornjem desnom uglu i odaberite "Promijeni oznake" o "premjesti u". Odaberite željenu oznaku (oznake) i pritisnite "OK".
- U oba slučaja: Možete dodijeliti više od jedne oznake istoj e-poruci, što vam omogućava da je organizirate po različitim temama.
Zahvaljujući ovom sistemu, Moguće je imati jednu e-poštu pod različitim kategorijama bez dupliranja.. Na primjer, e-poruka o rezervaciji putovanja može biti označena i kao „Odmor“ i kao „Plaćanja“.
Kako automatizirati organizaciju: Kreirajte filtere u Gmailu
Želite li ići korak dalje i Gmail automatski organizira vaše e-poruke u folderima? Ključ je u gmail filteriViše možete saznati na Kako napraviti sigurnosnu kopiju e-pošte u Gmailu kako bi vaša organizacija bila sigurna i efikasna.
- Na vrhu pristigle pošte dodirnite malu strelicu padajućeg izbornika u polju za pretraživanje.
- Definišite kriterije filtera: pošiljalac, ključne riječi, primalac, veličina itd.
- Kliknite na Kreirajte filter.
- Označite funkciju "Primijeni etiketu" i odaberite ili kreirajte mapu u koju želite da se ta vrsta e-pošte automatski arhivira.
- Potvrdite kreiranje filtera i, ako želite, možete ga primijeniti i na postojeće e-poruke.
Ventajas:
- Potpuna automatizacija za redovne e-mailove (fakture, biltene, obavještenja o poslu itd.)
- Izbjegavajte preopterećenje pristigle pošte
- Omogućava vam arhiviranje, označavanje zvjezdicom, brisanje ili prosljeđivanje poruka prema definiranim pravilima
Kako urediti, preimenovati ili izbrisati mape (oznake) u Gmailu
Upravljanje vašim Gmail folderima ne završava se njihovim kreiranjem. Može Uredite, preimenujte, sakrijte ili izbrišite oznake lako i brzo:
- Uredi ili preimenuj: Kliknite na tri tačke pored oznake u bočnoj traci, odaberite "Uredi" ili "Preimenuj", dodijelite novo ime i sačuvajte promjene.
- Ukloni: Slično tome, koristite meni s tri tačke i odaberite "Ukloni oznaku". Potvrdite radnju. Imajte na umu da se ovim uklanja samo oznaka, a ne i e-poruke.
- Sakrij: Ako imate mnogo oznaka i želite smanjiti vizualnu gužvu, možete ih sakriti u odjeljku "Upravljanje oznakama".
- Prilagođene boje: Svakoj oznaci možete dodijeliti različite boje kako biste ih lakše razlikovali. Samo zadržite pokazivač miša iznad oznake, kliknite na tri tačke i odaberite "Boja oznake".
Savjet: Prije brisanja oznake, provjerite da ne gubite brzi pristup važnim porukama. Imajte na umu da će e-poruke ostati na vašem računu čak i ako izbrišete oznaku, osim ako ne odlučite i njih izbrisati.
Kako kreirati podmape ili ugniježđene oznake u Gmailu
Napredna organizacija se postiže putem podfoldera (ugniježđenih oznaka). Moguće je strukturirati e-poštu po projektima, klijentima, godinama, odjeljenjima itd. Također možete konsultovati alternative Gmailu Ako tražite druge opcije organizacije pošte.
- Na ploči Oznake kliknite na tri tačke pored glavne oznake gdje želite kreirati podmapu.
- Odaberite "Dodaj podoznaku".
- Unesite naziv podmape i kliknite na dugme „Kreiraj“.
- Podmapa će se pojaviti ispod glavne mape, što omogućava jasnije hijerarhijsko i vizualno upravljanje.
Idealno za korisnike s mnogo projekata ili koji primaju veliki broj poruka, jer vam omogućava ugniježđivanje oznaka, dodatno organizirajući strukturu vaše e-pošte.
Prikazivanje ili skrivanje oznaka u Gmailu
Ponekad, s toliko oznaka, bočna traka u Gmailu može postati pretrpana. Možete odabrati koje će se oznake prikazivati ili sakrivati. lako:
- Kliknite na "Upravljanje oznakama" u bočnom meniju ili idite na Postavke > Oznake.
- Pored svake oznake odaberite želite li da bude vidljiva, samo kada ima poruka ili skrivena.
Ovo pomaže da interfejs ostane čist i fokusiran na ono što je važno.
Napredni savjeti za organiziranje e-pošte u Gmailu
- Kombinujte oznake i filtere: Automatizirajte sve što možete pomoću pravila i oznaka kako biste uštedjeli vrijeme i izbjegli haos u pristigloj pošti.
- Dodijelite pametne boje: Koristite boje za razlikovanje područja (posao, porodica, klijenti, hitna obavještenja itd.).
- Koristite oznake kao liste obaveza: Na primjer, možete kreirati oznake poput „Čeka se odgovor“ ili „Na pregled“.
- Ponovo procijenite svoje oznake: S vremena na vrijeme pregledajte i izbrišite nepotrebne oznake kako biste sve održali ažurnim.
- Granica vidljivosti: U web verziji možete vidjeti samo do 500 oznaka u bočnoj traci; Više ovoga može usporiti učitavanje.
- Ne miješajte skrivanje sa brisanjem: Skrivanje samo uklanja oznaku iz prikaza, ali ona i dalje postoji i e-poruke su i dalje označene.
Izvoz e-poruka iz mape (oznaka)
Ako trebate izvesti ili napraviti sigurnosnu kopiju svih e-poruka iz određene oznakeMožete se osloniti na alate trećih strana poput službenih Chrome ekstenzija ili koristiti uslugu Google Takeout za izvoz svih vaših e-poruka s određenom oznakom.
Međutim, imajte na umu da je napredni izvoz dostupan samo za standardne račune, a ne za račune kojima upravljaju organizacije.
Organizacija e-pošte u Gmailu pomoću mapa (oznaka) olakšat će vam život.: smanjuje stres, povećava produktivnost i uštedjet će vam vrijeme svaki dan. Bez obzira da li koristite svoj račun za posao, školu ili ličnu administraciju, mogućnosti Gmail oznaka su beskrajne. Odvojite nekoliko minuta da postavite svoj organizacijski sistem i vidjet ćete kako sva vaša e-pošta počinje imati smisla i postaje organizirana, omogućavajući vam da se fokusirate na ono što je zaista važno.
